Oprettelse af en ny blanket

Alle departementer, styrelser, kommuner og forvaltninger kan få deres fysiske blanket digitaliseret på sullissivik.gl – både på borgerdelen og på erhvervsdelen.

Det er Afdelingen for Digital Service (DIA SE) i Digitaliseringsstyrelsen der sørger for at udvikle en digital blanket til www.sullissivik.gl, både til borger og erhverv.

Hvordan en myndighed får lavet en digital blanket på sullissivik.gl
Når en myndighed ønsker at få lavet en ny digital blanket, sker processen således:

1. Myndigheden kontakter DIA SE på mail i god tid
   DIA SE svarer mailen ved at sende tjeklisten og kriterierne.
   
   

   Tjeklisten før der kan laves en digital blanket

   Er det et indhold? o Ja (Opdater et eksisterende indhold vha. indholdsskabeloner) o Nej (Producer et nyt indhold vha. indholdsskabeloner) Har I allerede en ”fysisk” blanket? o Ja (Send det på begge sprog) o Nej (Så sender vi jer en huskeliste) Hvad er jeres deadline til offentliggørelse af indholdet og den digitale blanket? Det kan tage op til 5-10 arbejdsdage for at udvikle en digital blanket, alt efter kompleksiteten af den ønskede digital blanket, afhængigt af travle perioder og andre deadlines. Bemærk: 5-10 arbejdsdage påbegynder, først når I har sendt alt hvad DIA SE skal bruge til at lave den digitale blanket

   
   

   Kriterier til at få lavet en digital blanket

   • Myndigheden skal have et indhold (Producere et ny indhold eller opdatere et indhold vha. brug indholdsskabeloner) • Myndigheden skal stille garanti at indsendte/udfyldte digitale blanketter bliver sagsbehandlet, når de bliver modtaget • Myndighedens modtager mail skal være på en sikker mail • Den digitale blanket skal laves med en MitID-login (MitID eller MitID Erhverv)

   
   Bemærk: Arbejdsgangen går hurtigere, når myndigheden har forberedt sig.
   
   
2. Indholdsarbejde i samarbejde med kommunikationskonsulenterne fra DIA SE
   a) Myndigheden får introduktion til indholdsarbejde ved at deltage til en undervisning, hvor myndigheden lærer at bruge ”Skabelon til indhold med selvbetjening.”
   b) Myndigheden opdaterer indhold på begge sprog vha. indholdsskabelonen.
   
   
3. Webkonsulenterne fra DIA SE forklarer om sullissivik.gl’s digital blanket værktøj
   Webkonsulenterne forklarer hvad den digitale blanket kan og ikke kan; teknisk og funktionsmæssigt. Myndigheden kan med fordel sende den fysiske blanket, så DIA SE kan se et eksempel på, hvad der ønskes digitaliseret og forklare ud fra den.
   
   
4. Myndigheden indsender deres blanket som de ønsker at få digitaliseret
   Når en myndighed har produceret/opdateret et indhold, sender de blanketten på begge sprog som de ønsker at få digitaliseret:
   a) eksisterende fysiske blanket på Word (Hvis de allerede har én) eller
   b) udkastet til blanketten som de har lavet fra bunden, ved hjælp af ”Eksempel på et ansøgningsskema der skal digitaliseres” (Hvis de ikke allerede har en fysisk blanket)
   
   En myndighed sender ovenstående til sullissivik@sullissivik.gl med følgende oplysninger:
   
   

   Huskeliste til hvad myndigheden skal sende til DIA SE

   • Kontaktoplysninger på de myndighedspersoner der er ansvarlige for den digitale blanket. • Hvad der skal være af muligheder, før man begynder at udfylde blanketten: I. Udfyld og send direkte (kræver MitID) II. Udfyld og udskriv (kræver ikke MitID) III. Udskriv (kræver ikke MitID) • Hvad der skal være på selve blanketten: Myndighedens logo og kontaktoplysninger (Da disse vil blive brugt til sidehovedet på den digitale blanket for at gøre det synligt hvem der ejer den digitale blanket) Opstilling af de ønskede funktioner på selve blanketten: a. Ønsker til opstilling af bokse og felter b. Hvilke felter der skal være obligatoriske (felter som skal være udfyldte for at komme videre i den digitale blanket.) • Hvilken sikker (myndigheds)mail der skal modtage blanketterne Angiv hvilken sikker mail, indsendte blanketter skal ryge hen (f.eks. en nanoq-mail. Hvis e-mailadressen ikke er en sikker mail, skal I først få fat i jeres IT-afdeling for at have en Vipre tunnelmail.) • Kvitteringsteksten der bliver sendt til borgerens/erhvervsdrivendes mail Myndigheden skal skrive kvitteringsteksten i Word (på grønlandsk og dansk) som borgeren eller den erhvervsdrivende modtager på sin mail som kvittering på at myndigheden har modtaget den udfyldte digitale blanket, når den er indsendt fra sullissivik.gl. Klik her for at se ”Eksempel på en kvitteringstekst”

   
   
   
5. DIA SE sender udkastet af den digitale blanket
   Afdelingen for Digital Service (DIA SE) laver et udkast af den digitale blanket med de tekniske værktøjer og funktioner, der er mulige på sullissivik.gl. Det vil sige, at formularen, rent formmæssigt, ikke kommer til at ligne den originale fysiske blanket helt nøjagtigt. Men udkastet vil blive lavet ud fra de ønsker myndigheden har i forhold til tekst, afsnit og bokse/felter.
   Bemærk: Der er en del funktioner i sullissivik.gl’s digital blanket værktøj som DIA SE har mulighed for at arbejde med, når de digitaliserer en blanket. Hvis en myndighed ønsker nye eller andre funktioner i deres digitale blanket, som ikke er tilgængelige i sullissivik.gl’s digital blanket værktøj, er det myndigheden der selv skal betale for at få udviklet en ny funktion.
   
   
6. Myndigheden godkender udkastet eller sender deres ønsker til rettelser
   Afdelingen for Digital Service (DIA SE) sender udkastet af den digitale blanket til myndigheden til skriftlig godkendelse.
   
   
7. Offentliggørelse af den digitale blanket og indholdet
   Den digitale blanket skal først godkendes af myndigheden, før den bliver lagt ud på sullissivik.gl.
   Den digitale blanket og det skriftlige indhold skal offentliggøres på sullissivik.gl på samme tid.