Ved ressortændringer

Ressortændring

Når der er ressortændring i Selvstyret, bliver der:

• Oprettet en ny myndighed, enhed og/eller afdeling
• Flyttet en myndighed, enhed og/eller afdeling mellem to selvstyreområder
• Nedlagt en enhed eller afdeling

På sullissivik.gl betyder det, at der kommer til at stå gamle departementsnavne der eksisterede før ressortændringen. Medmindre cheferne fra de myndigheder der er omfattet af ressortændringen, allerede har kontaktet Afdelingen for Digital Service og angivet det nye ejerskab og de nye kontaktoplysninger.

Hvis myndigheder der er ejer indhold på sullissivik.gl, er omfattet af en ressortændring, hvor de enten er de nyoprettede myndigheder eller flyttede myndigheder mellem to selvstyreområder efter ressortændringen, vil der ske en ændring i ejerskab over indhold på sullissivik.gl, hvor de enten er:

• Den afgivende myndighed, eller
• Den modtagende myndighed

Den afgivende myndighed
En myndighed bliver en afgivende myndighed for et bestemt emne på sullissivik.gl, hvis de ikke længere skal varetage det ressortområde efter en ressortændring. Det betyder af denne myndighed skal afgive x antal indhold på sullissivik.gl, fordi de ikke længere er ansvarlige på disse indhold. Derfor skal denne myndighed overdrage ansvaret til den modtagende myndighed der bliver den nye ejer af indhold.

Bemærk, at den afgivende myndighed -i nogle tilfælde - stadig kan være indholdsejer på andre indhold som de fortsat skal sørge for at vedligeholde.


Den modtagende myndighed
En anden myndighed bliver en modtagende myndighed for et bestemt emne på sullissivik.gl, hvis de har overtaget det ressortområde efter en ressortændring. Det betyder at denne myndighed skal modtage x antal indhold på sullissivik.gl, fordi de fremover skal sørge for at vedligeholde dem. På den måde overtager de ansvaret der tidligere lå i den afgivende myndighed.

Bemærk, at den modtagende myndighed - i nogle tilfælde– kan eje andre indhold i forvejen som de fortsat skal sørge for at vedligeholde, sammen med de overflyttede indhold de lige har overtaget.

Når der er ressortændring, skal disse elementer på et indhold ændres på sullissivik.gl:

• Kontaktoplysninger i den blå boks (Ny departementsnavn, og evt. ny e-mail/tlf.nr/adresse)
• Afsender af indhold under ”Skrevet af” (Ny departementsnavn eller ny afdeling)
  
  

Oplysninger på selve indholdet (som f.eks. betingelser for ansøgninger, arbejdsgang for sagsbehandling, klage) rettes løbende, i takt med indholdsejerne fra myndighederne sender opdateringer for hvert indhold i et andet sideløbende forløb, da - der til disse indholdsopdateringer - gælder andre vejledninger og retningslinjer.

For at lave ændringer på kontaktoplysninger og afsender af indhold på sullissivik.gl, skal Afdelingen for Digital Service først få oplysningerne fra en chef via mail. På den måde sikres det, at Afdelingen for Digital Service kan udføre deres arbejde og indsætte opdateringerne på sullissivik.gl

Chefen fra den afgivende myndighed modtager en mail
Når der er ressortændring, sender Afdelingen for Digital Service en mail med standardtekst til alle chefer der står som ejer for indhold på sullissivik.gl. Mailen indeholder:

• Vedhæftet excel-udtræk (intern liste med overblik over indhold)
• Link til en skabelon (intern notering af ejerne af indhold og angivelse af kontaktoplysninger der skal sættes på sullissivik.gl)

Chefen følger ”Vejledningen til den afgivende myndighed”

Chefen fra den modtagende myndighed modtager en mail
Når der er ressortændring, besvarer chefen for den afgivende myndighed den mail de har modtaget fra Afdeling for Digital Service og CC’er chefen for den modtagende myndighed på mailen.
Hvis chefen fra den modtagende myndighed ikke har besvaret mailen, får de en rykker fra Afdelingen for Digital Service på mail med en standardtekst.
Chefen følger ”Vejledning til den modtagende myndighed.”

Bemærk: Chefen fra en myndighed der er omfattet af en ressortændring, kan også selv kontakte Digital Service uden at vente med at blive kontaktet af dem.

Vejledning til besvarelse af mail
Step 1: Når chefen fra myndigheden får en mail med excel-ark, skal mailen sendes til sullissivik@sullissivik.gl og besvares ved at medtage bilag, så chefen kan indsætte farve-markering på det vedhæftede excel-ark:

Vejledning til indsættelse af farvekoder på excel-arket
Når excel-arket bliver sendt til chefen hos den afgivende myndighed fra Digital Service, er der ingen farver til at starte med.

Step 2: Chefen fra den afgivende myndighed dokumenterer ejerskab og markerer indhold med farverne:

• orange, hvis de ikke længere ejer dem
• blå, hvis de stadig ejer dem
  
  

Vejledning til udfyldning af skabelon
Step 3: Chefen hos den afgivende myndighed henter og udfylder ”Skabelon ved ressortændring” og:

• sætter kryds ved felterne
• oplyser de nye kontaktoplysninger

På den måde dokumenterer de det gældende ejerskab over indhold, og oplyser de korrekte kontaktoplysninger, så disse kan lægges på sullissivik.gl, og sikrer henvisning til den rette myndighed for de indhold.

Klik her for at hente ”Skabelon ved ressortændringer”

Step 4: Før forsendelse af mailen, skal chefen huske, at:

• markere indhold med de rette farver på det vedhæftede excel-ark
• vedhæfte udfyldt ”Skabelon ved ressortændring”
• sætte de ansvarlige personer fra den modtagende myndighed på CC

Vejledning til besvarelse af mail
Step 1: Når chefen fra myndigheden får en mail med excel-ark, skal mailen sendes til sullissivik@sullissivik.gl og besvares ved at medtage bilag, så chefen kan indsætte farve-markering på det vedhæftede excel-ark:

Vejledning til indsættelse af farvekoder på excel-arket
Når excel-arket bliver sendt til chefen hos den modtagende myndighed, er der farvekoder med orange og blå.

Step 2: Chefen fra den modtagende myndigheden be-eller afkræfter ejerskab på de orange-markerede indhold og markerer dem med farverne:

• grøn, hvis de bekræfter ejerskab
• rød, hvis de afkræfter ejerskab
  
  

Vejledning til udfyldning af skabelon
Step 3: Chefen hos den modtagende myndighed henter og udfylder ”Skabelon ved ressortændring” og:

• sætter kryds ved felterne
• oplyser de nye kontaktoplysninger

På den måde dokumenterer de det gældende ejerskab over indhold, og oplyser de korrekte kontaktoplysninger, så disse kan lægges på sullissivik.gl, og sikrer henvisning til den rette myndighed for de indhold.

Klik her for at hente ”Skabelon ved ressortændringer”

Step 4: Før forsendelse af mailen, skal chefen huske, at:

• markere indhold med de rette farver på det vedhæftede excel-ark
• vedhæfte udfyldt ”Skabelon ved ressortændring”
• sætte de rette ansvarlige personer på CC (hvis de ikke selv er modtagende myndighed)